Befintliga och planerade moduler
eNorm Struktur
Lämna Excel en gång för alla och bygg upp er klassificeringsstruktur enligt RA-FS 2008:4 med modern teknik. Fullt stöd för valfritt antal strukturer med verksamhetsområden, processgrupper och processer. Med versionshantering, överskådligt gränssnitt och möjlighet att att koppla ihop med moduler eNorm Dataskydd, eNorm Hantering och eNorm Process får ni full kontroll över er verksamhet.
eNorm Process
Gör era olika processer tillgängliga för den som behöver dem, när de behövs. Både enkla och komplexa processer beskrivs med vedertagna symboler och text. Processerna uppdateras direkt i systemet och är därmed alltid aktuella och tillgängliga via mobil, platta eller dator. eNorm Processer kan användas för automatisering av aktiviteter i andra system. Använd eNorm Process med eNorm Struktur för att till fullo dra nytta av RA-FS 2008:4.
eNorm Dataskydd
Få översikt över era behandlingar av personuppgifter, samtidigt som ni uppfyller de omfattande registerkraven i Dataskyddsförordningen (GDPR). Att veta vilka verksamhetsprocesser som hanterar persondata, och vilken typ av data det rör sig om, är grunden för att kunna se över era system och rutiner. Detta är levande information som kräver kompetent systemstöd och inte enbart bör finnas i rapporter eller motsvarande.
eNorm Hantering
Kombinera eNorm Hantering med eNorm Klassificering för att få full kontroll över era dokumenthanteringsanvisningar. Varje verksamhetsprocess kopplas till handlingsslag och handlingstyper i enlighet med RA-FS 2008:4, och regler för gallring, förvaring, åtkomst, etc. definieras. Informationen kan sedan föras över till dokument- och ärendehanteringssystem och övriga system, samt användas vid e-arkivering.
eNorm Register
Undvik att hamna i besvärliga situationer genom att skapa kontroll över vilka it-system ni har, var någonstans de befinner sig, vad som förvaras i dem och vem som har åtkomst till dem. Kombinera eNorm Register med eNorm Hantering för att på så sätt säkerställa att samtliga era handlingar, register och databaser hamnar där de är tänkta att förvaras. Detta minimerar risken att skyddsvärda uppgifter hamnar i orätta händer.
Steg för steg till full kontroll över din information
1. Ta reda på vad ni gör
Börja med att gå igenom verksamheten — organisationsenhet för organisationsenhet och verksamhetsgren för verksamhetsgren. Vad jobbar ni med? Vilka processer har ni? Vilka av dessa är gemensamma?
Bygg upp den hierarkiska klassificeringsstrukturen i eNorm Klassificering om du vill ha versionshantering, säkerhet, spårbarhet, behörighetsstyrning och möjlighet till integrationer och automatik, annars kan du lägga den i Excel eller liknande.
Fall inte för frestelsen att bygga upp en organisationsstruktur för det är inte det som är poängen. Anlita konsulterna på San Expedito om det behövs.
2. Identifiera vilka handlingar ni avsätter
Identifiera sedan de handlingar som avsätts inom varje process. Gruppera dessa i logiska handlingstyper, unika för varje process. Låt aldrig handlingstyper ingå i flera processer för då gör du fel (ring din kunniga konsult på San Expedito för hjälp).
Slutligen anger du samtliga regler som gäller för varje handlingstyp i eNorm Hanteringsplan. Detta blir din dokumenthanteringsplan med arkivregler, regler för diarieföring och verksamhetsregler.
Med eNorm Hanteringsplan kan du automatisera påförandet av metadata och regler genom att integrera eNorm med ditt vanliga dokumenthanteringssystem. Du får spårbarhet och versionshantering, och alla berörda kan alltid se senaste versionen.
Vill du hellre riskera att ingen känner till eller använder dokumenthanteringsplanen kan du lägga den i en Excel och pliktskyldigast få den beslutad av nämnden innan den göms och glöms.
3. Bestäm var handlingarna ska befinna sig
4. Skydda personuppgifterna
Du behöver inte längre gissa vilka uppgifter som får samlas in och hur de ska hanteras. Med eNorm Dataskydd skapar du det register som Dataskyddsförordningen kräver och kopplar varje tillåten behandling till de handlingstyper som får innehålla en viss kategori av persondata.
Med eNorm Dataskydd får ni hjälp att tolka lagen och att hänvisa till rätt bestämmelser. Ni kan sluta använda pinsamt felaktiga begrepp som ’känsliga personuppgifter’ och istället briljera med att er organisation faktisk har koll på läget.
5. Beskriv hur ni gör det ni gör
Och hur var det nu, vad jobbar ni egentligen med? Kanske det roligaste av allt; att med lådor och pilar förklara verksamhetsprocesserna.
Genom att göra detta i eNorm Processer får du en omedelbar koppling mellan aktivitet och handling, mellan regel och verkan.
Ständigt aktuell och tillgänglig på valfri enhet kan personerna i verksamheten hela tiden vara uppdaterade på vad som ska göras i en viss situation, vem som ska kontaktas och vilka dokument som ska skapas.
Vill du hellre beskriva processerna i Visio eller Sparx kan du göra det, men då saknas kopplingen mellan verksamhet och handlingar, och (låt oss vara ärliga) hur ofta uppdateras och används diagrammen från Visio egentligen i verksamheten?
