Styrsystem för information

—

eNorm är ett styr- och stödsystem för informationshantering. eNorm håller koll på handlingstyper, arkivregler, personuppgifter och it-system.

Styrsystem för säker informationshantering

eNorm är en ny och innovativ tjänst

eNorm är marknadens första moderna it-produkt för styrning och förvaltning av central information.

eNorm samlar och hanterar uppgifter, regler och metadata om organisationens viktigaste regelverk – information om informationen.

  • Arkivredovisning och klassificeringsstruktur
  • Dokumenthanteringsregler och arkivregler
  • Verksamhetsprocesser och anvisningar
  • Skyddsvärda uppgifter, sekretess och säkerhetsklassificering
  • Register över olika it-system, lagringsytor och program
  • Dataskyddsregister (GDPR) och anvisningar för behandling av personuppgifter

Behöver du återta kontrollen?

Har du fått nog av alla Excelfiler och dåligt versionshanterade dokumenthanteringsplaner? Är du trött på att inga dokument har rätt metadata när det är dags för arkivering? Har du med fasa följt myndigheternas it-skandaler och bestämt dig för att ta kontroll över din organisations centrala information?

Du har kommit rätt. Du behöver eNorm.

Vad är central information?

Information om informationen, det vi kallar central information, definierar regelverket kring organisationens information – exempelvis uppgifter om processer, it-system, åtkomst till skyddsvärd information och dokumenthanteringsanvisningar.

Allt detta och mer därtill hanteras i eNorm, samtidigt som verksamheten fortsätter arbeta i de befintliga verksamhetssystemen.

Vad exakt gör eNorm?

eNorm låter dig mata in styrande koder, regler, och metadata på ett enda ställe, oavsett vilka områden eller system som berörs. Informationen kan föras över till övriga verksamhetssystem, skrivas ut som rapporter eller finnas tillgänglig direkt i dina digitala enheter.

Den centrala informationen är samlad på ett ställe: versionshanterad, säkert lagrad och åtkomlig till de personer eller system som behöver den. Dina ändringar och uppdateringar sker säkert och spårbart direkt i systemet, vilket gör att informationen är ständigt aktuell.

Vad är själva nyheten? Det finns massor av system som gör just detta!

Många it-system har inbyggda funktioner för exempelvis klassificeringsstruktur eller metadatahantering. Funktionerna är knutna till en leverantör och en produkt – inte sällan byggd i ett system ursprungligen gjord för andra ändamål, och dessutom med gammal teknik. Du behöver göra samma ändringar i flera olika system och du behöver uppdatera ett antal Excelfiler och Worddokument. Risken är påtaglig att informationen inte ser likadan ut överallt där den används.

eNorm samlar alla koder och regler som rör din organisations informationshantering på ett ställe. Förutom att administrationen underlättas finns möjlighet att koppla samman olika typer av information, såsom vilken typ av uppgifter som lagras i ett givet system eller vilka verksamhetsprocesser som tillåter behandling av personuppgifter.

Vad är en telefonkatalog?

Förr i tiden, när mamma och pappa var barn, listades företags och privatpersoners adress och telefonnummer i långa tabeller. Dessa var tryckta i tjocka svart-vita böcker, vilka fanns i varje hushåll och uppdaterades årligen.

Många it-produkter med rötter i slutet på förra seklet har anammat designen från telefonkataloger; den dåvarande tekniken bjöd sällan på några alternativ. Resultatet blir system med tabeller, flikar och massor av irrelevant information i synfältet. Du behöver till och med investera i utbildningar för att lära dig använda systemet!

eNorm å andra sidan är byggd på en modern och oberoende plattform vilken är snabb, säker och flexibel. Och snygg och intuitiv att arbeta i.

Funktionsområden

Kärnan, navet, grunden för all informationshantering är klassificeringsstrukturen. På ett strukturerat och vedertaget sätt talar den om vad organisationen egentligen gör på dagarna.

Uppbyggd med verksamhetsområden, processgrupper och verksamhetsprocesser i valfritt antal nivåer ger klassificeringsstrukturen en god bild av verksamhetens olika områden, och med versionshantering är det möjligt att se hur strukturen såg ut vid en viss tidpunkt.

Inte nog med det – med kopplingar till andra moduler i eNorm går det att se vilka handlingstyper som avsätts från processerna, vilka aktiviteter och beslutspunkter som ingår i de olika verksamhetsprocesserna, och i vilka verksamhetsprocesser personuppgifter är tillåtna att behandlas.

Dataskyddsförordningen är allt annat än enkel att följa, men tack och lov finns strukturerade regler i eNorm Dataskydd.  Modulen möjliggör ett register över organisationens tillåtna behandling av personuppgifter, med utrymme för att beskriva skyddsåtgärder och roller.

Med kopplingar till övriga moduler finns möjlighet till översikt vilka handlingar som får innehålla vilken kategori av personuppgifter, var de lagras någonstans, och vem som har åtkomst till det specifika systemet.

Tänk om Transportstyrelsen hade haft detta systemstöd istället för att orsaka regeringskris!

eNorm ser till att alla handlingstyper innehåller arkivregler som gallringstid och sekretessregler, men även verksamhetsregler som arbetsflöden, krav på signering, enhetliga rubriker, dokumentmallar, etcetera.

Med klassificeringsstruktur enligt RA-FS 2008:4, regler för handlingsslag och handlingstyper, och koppling till förvaringsenheter är eNorm ett komplett arkivredovisiningssystem. Med eNorms möjligheter till systemintegration är arkivredovisningen inte bara en separat skrivbordsprodukt, utan den är integrerad i verksamheten och säkerställer att alla handlingar, alltid, hanteras korrekt — både innan och efter arkivläggning.

Över tvåhundra system som innehåller handlingar och annan information, inklusive SharePoint, sociala medier, lokala hårddiskar och avställda system? Hur styr organisationen dessa allmänna handlingar? Vad händer när någon begär ett utlämnande, var ligger personuppgifter, och vem ansvarar för att gallring inte sker oreglerat? Hur säkra är egentligen handlingarna som delas via Outlook eller lagras i  Dropbox?

Med eNorm registreras samtliga program, system, och lagringsenheter. Koppling görs till dokumenthanteringsplanen och registret för persondatahantering, och med detta erhålls en total kontroll över vilken information som befinner sig var.

Först när denna information finns är det meningsfullt att vidta åtgärder för säkerhet.

Processbeskrivningar med aktiviteter och beslutspunkter, kombinerat med tydlig anvisningar över vad som ska utföras i specifika verksamhetsprocesser.

eNorms teknik säkerställer att processbeskrivningen är ständigt uppdaterad och tillgänglig fån valfri enhet.

Släktträd, kontoplaner, stamtavlor, …

eNorms flexibla datamodell kan användas till många funktionella områden.

Telefonist

Kontakta oss